Вам не нужны отчеты в Excel. Вам нужны честные цифры из учетной системы.

Если собственник получает отчеты в Excel, он почти всегда видит подогнанные цифры. Сотрудники делают это не потому, что плохие. Они делают так, чтобы не получать лишние вопросы, на которые у них пока нет ответов.

И вторая проблема еще дороже. Пока команда рисует отчеты вручную, она не делает задачи, которые влияют на прибыль. Это занятость вместо продуктивности.

Я наблюдал это на встречах много раз.

Первый пример. В ERP хаос, месяцы не закрываются, реальной себестоимости нет. Но собственнику предоставляют красивый Excel по финпоказателям: все стабильно. Начинаем спрашивать, откуда цифры. Ответ: мы знаем, что в среднем наценки такие, вот из этого и посчитали. Проваливаемся в детали. Реальная себестоимость отличается на 30-40%.

И звучит честная фраза: если я покажу собственнику реальный отчет, он будет задавать вопросы, на которые у меня нет ответов.

Второй пример из закупок. В Excel-отчете для плана закупок видно, что сырья на складе хватит на месяц. Открываем ERP и видим другое: часть остатков уже в жестком резерве под другие заказы, часть партии в браке. В итоге производство встает, компания проваливается в жесткий дефицит, упущенная выручка — миллионы. А в табличке все сходилось.

Вот ключевая мысль. Проблема не только в том, что в Excel можно подправить цифры. Проблема в том, что Excel статичен. Как только цифру выгрузили из системы в таблицу, она уже устарела. Управление по Excel это управление по зеркалу заднего вида. Источник данных должен быть один: учетная система.

Собственнику нужно зайти в учетную систему и одной кнопкой собрать отчет, по которому можно принять решение. Если отчет нельзя собрать в системе, это уже риск. Значит в компании есть параллельный ручной учет, где легко сделать красивую картину.

Что вместо этого. У себя и у клиентов после внедрения мы держим простой контроль 2 раза в месяц:
1. Валовая прибыль и маржинальность.
2. Задолженность клиентов и поставщиков.
3. Себестоимость остатков и динамика уровней запасов.
4. ABC/XYZ по номенклатуре: дефициты и неликвиды.
5. Просроченные заказы.
6. Финансовый результат.
7. Дашборд расходов.

Смысл этого чек-листа в том, что все эти данные собираются в системе за секунды одной кнопкой, а не сводятся финотделом три дня в Excel. Если где-то триггерит, сразу ставлю задачи.

И еще важный момент. Вам даже не нужно самому разбираться в сложных отчетах вручную. Настраиваете рассылку: система по расписанию формирует PDF с честными данными. Дальше ИИ работает как личный аналитик. Берет этот файл и возвращает сухую выжимку: у каких клиентов дебиторка вышла за норму, какие статьи расходов выросли относительно плана, где просела маржинальность по клиентам или товарным группам.

Главное правило не меняется: источник данных должен быть системный, а не ручной файл.

У вас сегодня отчетность показывает реальную картину бизнеса или просто снижает количество неудобных вопросов?

Если хотите, обсудим вашу задачу и найдем первый участок, где Excel подменяет факт.

https://t.me/krugletsov_arch