Как я раздул штат до 35 человек, утонул в совещаниях - и вернулся к 12
Шесть лет назад я мечтал выйти из операционки.
Ситуация была типичной. Хаос в управлении, ручной контроль всего, сотрудники не звонили клиентам вовремя, дедлайны срывались, претензии сыпались. Я сам занимался аналитикой и программированием в 1С - и одновременно помогал каждому в команде решать его задачи.

Логика казалась простой. Найму управляющего - уйдут административные вопросы. Найму РОПа - уйдут продажи. Моя страсть - аналитика, а не совещания и конфликты. Значит, нужно делегировать «не своё».
Штат вырос с 15 до 35 человек. Управляющий, РОП, менеджеры, стажёры, HR, кадровик. Процессы обучения, регламенты, вплоть до деловой этики.
Результат? Я утонул ещё глубже.
Бесконечные совещания. Решение проблем с сотрудниками по любому поводу. Нагрузка выросла втрое. Вместо аналитики - тушение пожаров в тройном объёме.

Точка перелома наступила, когда я посмотрел на отдел продаж. Пять человек. Продажи не растут.
Тогда я решил опуститься на уровень линейных сотрудников. Понять, что там реально происходит.
Открылась интересная картина. Все заняты. Но это иллюзия.
Взял один процесс - создание договора с клиентом. Оказалось, что он может занимать несколько дней. Подготовка, заполнение реквизитов, отправка, исправление ошибок, снова отправка. У каждого менеджера свой шаблон, который отличается от последнего утверждённого. Форм договоров - бесконечное количество.
Люди были заняты. Но занятость - это не продуктивность.
Или другой пример. Отдельный человек контролировал просроченные задачи у сотрудников производства. Выходил на связь, выяснял причины, просил перенести сроки. Без этого планирование невозможно, задачи копились.

Я перестал слушать объяснения и начал разбирать процессы по винтикам.
С договорами - унифицировали формы, сделали заполнение прямо из 1С, подключили к ЭДО. Недавно добавили ИИ: копируешь реквизиты - система сама создаёт партнёра, контрагента, банковский счёт, договор, соглашение, контактные лица. На выходе готовый документ через 5 минут после получения реквизитов.
С просроченными задачами - нашли, что для сотрудников производства критически важно отразить трудозатраты. Это их мотивация. Сделали простой запрет: есть просрочка - нельзя отразить трудозатраты. Контролёр стал не нужен. Процесс закрылся сам.
Понятный процесс плюс автоматизация. Шаг за шагом это привело к тому, что функции исчезали. А вместе с ними - необходимость в людях, которые эти функции обслуживали.

Сокращение с 35 до 12 человек произошло за два с половиной года. Кто-то ушёл сам. Но главное - продуктивность оставшихся выросла. Мы дали сильным людям чёткие инструкции и инструменты. Их доход вырос.
Даже мой управляющий трансформировался. Перестал заниматься «пинанием» людей и контролем ради контроля. Сейчас пробует себя в роли аналитика.
Исчез негатив и хаос. С людьми стало интересно общаться и делиться опытом.
Цифры на выходе. Последние два года выручка росла на 17–20 процентов. Прибыль - плюс 50 процентов в первый год и плюс 33 процента во второй.
И да, я вернулся к аналитике и программированию. Ради чего всё и затевалось.

Важное уточнение. Сотрудники ни в чём не виноваты. Это моя ответственность - я задавал неверный вектор развития. Благодарен всем, и тем кто остался, и тем с кем разошлись.

Какой вывод я бы дал собственнику, который сейчас в той же точке?
Не ищите волшебную таблетку. Не надейтесь, что наймёте нужных людей - и они всё сделают за вас. Даже лучшие специалисты, погружённые в болото, становятся частью болота.
Изменения должны идти от собственника. Нужно самому разбирать процессы по винтикам, искать узкие места и шаг за шагом наводить порядок. Это не разовая акция. Это постоянный анализ и оптимизация.

Признавайтесь - у кого сейчас есть сотрудники, чьи обязанности вы не можете сформулировать в одном предложении?

https://t.me/krugletsov_arch